Даже наличие одного автомобиля на балансе предприятия требует организации и ведения учета топлива. Что уж говорить о компаниях, где видом деятельности предусмотрен большой автопарк. В таких условиях важно найти оптимальный способ расчетов, чтобы оптимизировать процесс и уменьшить количество связанной с ним документации. С этой целью многие представители бизнеса переходят от наличного расчета за топливо на заправочных станциях на безналичный расчет. Преимущества такого решения очевидны.
Особенности наличного расчета
Итак, если предприятие имеет несколько десятков или даже сотен автомобилей, то покупка топлива за наличные становится глобальной проблемой. Необходимо выдать средства, зафиксировать время выдачи. Контролировать расход купленного топлива, его соответствие нормативному периоду – день, неделя, месяц и т.д. Водители в свою очередь терпят неудобства с бумажной отчетностью, квитанции и чеки с заправки должны быть доставлены в бухгалтерию. Ведь только так можно доказать, что деньги компании были потрачены целевым способом.
Особенности использования топливных карт на бензин
Топливный пластик – удобная и выгодная альтернатива покупке бензина или дизельного топлива за наличные средства. Изначально владелец карты пополняет ее на определенную сумму через личный кабинет. Затем водители компании пользуются картой на заправке, постепенно «выбирая» оплаченный объем. Для контроля целевого расходования топлива можно выбрать лимитированную карту, установив ограничения по виду и объему топлива за определенный период, по времени, географии, и даже брендам АЗС, на которых разрешено заправляться.
Преимущества топливной карты следующие:
- Водители не могут сэкономить и залить в бак низкосортный бензин, чтобы оставить себе разницу в деньгах.
- Водители не могут заправиться на заправке no name, подвергая риску топливную систему транспортного средства. Карты, как правило, привязаны к авторитетным сетям АЗС.
- Человеку, который управляет автомобилем, не нужно иметь при себе наличные средства, что снижает его «привлекательность» в качестве объекта для мошенничества и воровства.
- Если карточка потерялась, ее можно по аналогии с банковской быстро заблокировать и перевыпустить. На балансе полученного дубликата вас будет ожидать оставшийся на утерянной карте топливный баланс.
- В конце месяца водителю не нужно судорожно собирать чеки с заправочных станций, подбивая отчет по выданным на заправку деньгам. Все, что нужно бухгалтерам для ведения учета, они возьмут в удобном личном кабинете. Для водителей – это серьезная экономия времени и нервов.
- В свою очередь руководитель также экономит время и силы. Ему не нужно заниматься выборкой и анализом информации – данные в любом разрезе (по водителям, по транспортным средствам, по картам, по виду топлива и т.д.) – можно быстро вывести на экран любого устройства, имеющего доступ в Интернет, или распечатать. При этом руководитель в онлайн режиме получает информацию о каждой только совершившейся по карте транзакции с детализацией данных.
Использование топливных карт «Газпром нефть» – это удобство и выгода для всех. Использование карт непременно оценят руководители компаний, их водители и работники бухгалтерии.
Топливные карты – эволюция в России
Уже более полутора десятилетия используются на просторах нашей страны топливные карты, но можно отметить постоянно растущий интерес со стороны представителей российского бизнеса. Для различных сфер топливный пластик является если не крайне необходимым, то очень удобным. Естественно сразу приходят на ум представители сегмента грузовых и пассажирских перевозок. Активно пользуются топливными картами аграрии, торговые компании, строительные компании и т.д.
Стоит отметить, что первые карты в России появились еще пару десятилетий назад, но едва ли их можно сравнить по функционалу и удобством с современным пластиком. Карты старого образца позволяли только получать топливо, но не было онлайн связи с процессингом, а данные в нем обновлялись не чаще, чем раз в сутки. Не было и удобных личных кабинетов с развернутой отчетностью – раз в месяц клиент получал распечатку транзакций вместе со счетом-фактурой и накладной. Развитие высоких технологий способствовало развитию и топливных карт. Сегодня представитель любого микро-бизнеса не представляет себе процесс заправки корпоративного автопарка без сервиса топливных карт.
Для автотранспортных компаний использование карт открывает такие полезные возможности, как распределение топлива между машинами и водителями, контроль расхода топлива на каждом автомобиле, выявление перерасхода. Если вы замечаете, что на фоне аналогичных автомобилей один потребляет больше бензина, есть смысл присмотреться внимательнее к его техническому состоянию, проверить топливную систему, выполнить превентивный ремонт, избегая тем самым серьезной поломки и трат.
Единственная сфера, где пока не оценили многочисленные преимущества топливного пластика – это ведомственные организации. Объясняется это сложностью смены устоявшихся механизмов, а также невозможностью заранее планировать пополнение топливной карты. Однако высокий уровень функциональности топливных карт «Газпром нефть» способствуют постоянному расширению целевой аудитории, открывающей для себя топливный пластик. Можно ожидать, что в ближайшее время представители муниципалитетов и госкорпораций также пополнят ряды лояльных клиентов.